Empiece a usar el ERP sin volver a digitar lo que ya facturó
El miedo de todo dueño cuando le hablan de “implementar un sistema nuevo” es uno solo: volver a meter todo a mano. Meses de facturas, compras y proveedores tecleados de nuevo, de noche, con la mitad de los datos perdidos y la otra mitad mal copiada. Es la razón por la que tanta empresa pospone ordenarse: el remedio se siente peor que la enfermedad. Con el módulo ERP de FACTURATica ese cálculo cambia, porque sus comprobantes ya viven en el sistema. Lo único que hace es vincular a cada proyecto lo que ya facturó y compró. No redigita una sola línea.
Su histórico ya está adentro; solo hay que asignarlo
Usted lleva tiempo emitiendo Facturas Electrónicas, Tiquetes, Facturas de Exportación y Notas de Crédito en FACTURATica. Toda esa historia está guardada, comprobante por comprobante. Para empezar a llevar proyectos no parte de cero: toma esos documentos y los asigna a la obra o trabajo que corresponde. El monto ya lo trae el comprobante —y en las compras lo lee del XML—, así que usted solo elige el destino. Vincular no es digitar; es señalar.
Los tres tipos de documento que alimentan un proyecto
- Comprobantes de venta (Facturas, Tiquetes, Facturas de Exportación y Notas de Crédito): entran como ingreso del proyecto, directo del histórico que ya tiene. Las Notas de Crédito restan, como debe ser.
- Comprobantes de compra de su proveeduría: se asignan al proyecto y el XML lleva el monto, así que usted solo escoge a cuál obra pertenece.
- Órdenes de Compra: las OCs que emitió reflejan el gasto comprometido que aún no llega, para que el proyecto muestre el compromiso completo, no solo lo ya pagado.
Todo queda trazable, y reversible si se equivoca
Cada proyecto muestra su tabla de documentos vinculados, con la fecha y el monto de cada uno. Así se ve de un golpe qué compone los números de una obra:
| Documento | Fecha | Monto | Efecto |
|---|---|---|---|
| Factura electrónica 00100001… | 12/03 | ₡4.500.000 | Ingreso |
| Compra de materiales (XML) | 15/03 | ₡2.100.000 | Gasto |
| Nota de crédito 00100002… | 20/03 | − ₡250.000 | Ingreso |
| Orden de compra a proveedor | 22/03 | ₡600.000 | Comprometido |
¿Asignó una factura a la obra equivocada? Cada documento trae un botón para desvincular y corregir. Nada queda amarrado por error, y usted puede auditar en cualquier momento de dónde sale cada cifra. Esa trazabilidad es lo que le da confianza al número final.
Hasta los proyectos que ya cerró
Esta es la pieza que ablanda la migración. Si arranca a usar el ERP a mitad de año, puede ordenar proyectos ya cerrados con la facturación que ocurrió antes, sin volver a emitir nada. Imagine una constructora que entregó tres casas en el primer semestre. Con la vinculación retroactiva toma las facturas y las compras que ya existen de cada casa, arma el resultado real de esas obras y, de una vez, tiene contra qué comparar las obras nuevas. En vez de “arrancamos de hoy en adelante”, arranca con historia. Esa base es la que vuelve útil el sistema desde la primera semana, no desde el próximo año.
Vincular es el motor que hace posible las pérdidas y ganancias por proyecto: usted asigna, y el sistema calcula la utilidad y el margen solo. Sin vinculación no hay P&G; con ella, el resultado de cada trabajo se arma prácticamente solo.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que volver a digitar mis facturas para usar proyectos?
No. Las facturas, tiquetes y compras que ya emitió en FACTURATica se vinculan al proyecto; el monto sale del comprobante. Usted solo elige el destino.
¿Puedo asignar comprobantes a un proyecto que ya cerró?
Sí. La vinculación retroactiva le permite ordenar proyectos pasados con la facturación que ya existe, ideal cuando arranca el ERP con histórico cargado.
¿Y si me equivoco al asignar un documento?
Cada documento vinculado tiene un botón para desvincularlo y corregir. Todo queda trazable.
¿Las órdenes de compra también se vinculan?
Sí. Las OCs emitidas se reflejan como gasto comprometido del proyecto, para ver el compromiso financiero completo y no solo lo ya facturado.
La vinculación es parte del ERP de FACTURATica. ¿Quiere ver su propio histórico ordenado por proyecto sin redigitar nada? Escríbanos por WhatsApp al 5019 2792.
