Asientos contables recurrentes: los de todos los meses, hechos solos
Todo contador tiene una lista mental de asientos que escribe igualito mes tras mes: la depreciación, la provisión del aguinaldo, la amortización de un seguro pagado por adelantado, el alquiler. Son mecánicos, son predecibles y, aun así, hay que acordarse de hacerlos y teclearlos una y otra vez. Ahí es donde se cuelan los olvidos y los descuadres de fin de mes. El módulo ERP de FACTURATica toma esos asientos contables recurrentes y los corre por usted.
Programe la frecuencia una sola vez
Usted define cada cuánto debe correr el asiento —mensual o trimestral— y el sistema lo respeta sin que tenga que recordarlo. La provisión que va cada mes, va cada mes. La que es trimestral, aparece cada tres. Usted lo configura una vez y se olvida del calendario.
Un cron lo inserta en la fecha exacta
No es que el sistema le recuerde que lo haga: lo hace. Cada día un proceso automático revisa qué asientos toca crear y los inserta en la fecha programada, sin intervención. Depreciaciones del mes, provisiones, amortizaciones: lo que necesite, registrado a tiempo y en su lugar.
Trabaja sobre el catálogo contable que ya tiene
Nada de reconfigurar su contabilidad para esto. Las recurrencias usan las cuentas que usted ya creó en Contabilidad Digital. El asiento recurrente debita y acredita las mismas cuentas con las que trabaja todos los días, así que el resultado encaja limpio en sus libros.
Por qué esto es contabilidad bien hecha (no solo comodidad)
Detrás de la comodidad hay un principio: el devengo. El gasto debe quedar registrado en el mes en que ocurre, no cuando se paga. El aguinaldo se paga en diciembre, pero se va ganando todo el año; por eso se provisiona mes a mes. Igual la cesantía, la amortización de un seguro anual o la depreciación. Cuando esos asientos caen puntuales cada mes, sus estados financieros muestran la utilidad real de cada período y no un diciembre desfigurado por todo lo que se acumuló. Automatizarlos no es pereza: es la única forma práctica de no romper el devengo mes tras mes.
Usted manda; el sistema obedece
Programar no es perder el control. En cualquier momento puede editar, pausar o eliminar una recurrencia. ¿Subió el alquiler? Edita el monto. ¿Se acabó el contrato del seguro? Pausa o elimina la amortización. La automatización trabaja para usted, no al revés.
Un ejemplo con números
Una empresa con una planilla de ₡3.000.000 mensuales debe provisionar el aguinaldo: una doceava parte de los salarios cada mes, es decir ₡250.000. El asiento recurrente mensual es siempre el mismo:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gasto por aguinaldo | ₡250.000 | |
| Provisión de aguinaldo (pasivo) | ₡250.000 |
Lo programa una vez, mensual, contra esas dos cuentas de su catálogo. El sistema lo inserta en la fecha fijada cada mes y, al llegar diciembre, los ₡3.000.000 ya están provisionados; pagar el aguinaldo no le descuadra el mes. La misma lógica aplica para la depreciación de sus activos fijos, las amortizaciones de seguros pagados por adelantado o los alquileres fijos.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto puede correr un asiento recurrente?
Con frecuencia mensual o trimestral, según lo que usted defina al programarlo.
¿El sistema me recuerda hacerlo o lo hace solo?
Lo hace solo. Un proceso diario revisa las programaciones y crea el asiento en la fecha exacta, sin que usted intervenga.
¿Tengo que crear cuentas nuevas para usarlo?
No. Las recurrencias trabajan sobre el catálogo contable que ya tiene configurado.
¿Puedo cambiar o detener una recurrencia después?
Sí. Puede editar el monto o las cuentas, pausarla temporalmente o eliminarla cuando lo necesite.
Los asientos recurrentes son parte del ERP de FACTURATica. ¿Quiere dejar de teclear los mismos asientos cada mes? Escríbanos por WhatsApp al 5019 2792.