Pérdidas y ganancias por proyecto: sepa cuánto le deja de verdad cada trabajo
Hay una frase que se escucha en todo taller, constructora y productora de eventos del país: “facturamos un montón este mes… pero no sé en qué se fue la plata”. Es el síntoma clásico de un negocio que mide lo que entra, pero no lo que queda. Y ahí, en esa diferencia, es donde se decide si una empresa crece o vive ahogada. Las pérdidas y ganancias por proyecto son la herramienta que cierra esa brecha, y el módulo ERP de FACTURATica las calcula solas mientras usted hace lo de siempre: facturar y comprar.
Facturación no es utilidad (y confundirlas quiebra empresas)
Facturar ₡10 millones suena a un mes excelente. Pero si para entregar ese trabajo gastó ₡8,5 millones en materiales, subcontratos y alquileres, le quedaron ₡1,5 millones, no diez. Si el del lado factura lo mismo pero gasta ₡6 millones, gana el doble que usted con el mismo esfuerzo. El que no separa proyecto por proyecto vive convencido de que le va bien… hasta que el flujo de caja le dice lo contrario.
Un estado de resultados, pero para cada trabajo
Lo que usted necesita es un mini estado de resultados por proyecto: ingresos del trabajo, menos los costos de ese trabajo, igual a la utilidad que dejó. Hacerlo a mano en Excel es posible, pero implica andar cazando cuáles facturas y cuáles compras pertenecen a cuál obra. Para cuando lo termina, el proyecto ya cerró y la lección llegó tarde.
El ejemplo: la boda que parecía un gran negocio
Una productora monta una boda en un hotel de Guanacaste. Presupuesto del proyecto: ₡8.000.000. Veamos cómo se arma el resultado en vivo:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Factura electrónica al cliente | ₡7.500.000 |
| Nota de crédito (descuento acordado) | − ₡300.000 |
| Ingresos netos | ₡7.200.000 |
| Catering (compra a proveedor) | − ₡2.800.000 |
| Alquiler de mobiliario | − ₡900.000 |
| Sonido e iluminación | − ₡650.000 |
| Utilidad con gastos reales | ₡2.850.000 (margen 39,6%) |
| Orden de compra de la tarima (aún no llega) | − ₡500.000 |
| Utilidad proyectada con el comprometido | ₡2.350.000 (margen 32,6%) |
Fíjese en el detalle: con los gastos ya facturados el proyecto rinde 39,6%, pero la tarima que usted ya ordenó y todavía no llega se come casi siete puntos de margen. Si no la cuenta hasta que llegue la factura, va a celebrar una utilidad que no existe. Ese es el tipo de ceguera que este módulo elimina.
Arranque cada proyecto con números reales
Al crear el proyecto define lo esencial: nombre, descripción, cliente, presupuesto, moneda (colones o dólares) y fechas. Desde ahí ya lleva plata de verdad, no estimaciones. Y como todo proyecto vive un ciclo, lo acompaña con cinco estados —Planificación, En Progreso, En Pausa, Completado y Cancelado— para ver de un vistazo en qué punto está cada uno de su portafolio.
Los ingresos entran solos desde su facturación
Las Facturas, Tiquetes y Facturas de Exportación que vincule al proyecto suman como ingreso de forma automática. ¿Emitió una Nota de Crédito? El sistema la resta, como en el ejemplo de la boda. No hay doble digitación ni una contabilidad paralela: lo que ya facturó es lo que alimenta el proyecto.
Los gastos se leen del XML de sus compras
Del lado de los costos pasa igual. Vincule los comprobantes de compra de su proveeduría y el sistema lee los montos directamente del XML para sumarlos como gasto. Usted no teclea cifras ni se arriesga a un dedazo: el dato sale del documento electrónico tal cual lo recibió.
El gasto que todavía no llega, pero que usted ya debe
Esta es la pieza que casi ningún control casero tiene. Las Órdenes de Compra que ya emitió a un proveedor —aunque la mercadería no haya llegado— aparecen como gasto comprometido. Es la tarima del ejemplo. Así usted ve venir el golpe antes de que aterrice en la utilidad, no cuando ya es tarde para reaccionar.
Utilidad y margen, recalculados en cada movimiento
Con ingresos y gastos entrando solos, la utilidad (ingresos menos gastos) se actualiza en tiempo real: cada comprobante que vincula mueve el número. Al lado va el margen % —utilidad entre ingresos por cien— para comparar peras con peras entre un proyecto y otro. Y una barra de consumo presupuestal le muestra cuánto del presupuesto ya se comió la facturación real; en la boda iba en 54% (₡4,35M de ₡8M). Es la alarma temprana para frenar antes de pasarse.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre facturación y utilidad de un proyecto?
La facturación es todo lo que le cobró al cliente; la utilidad es lo que le quedó después de restar los costos de ese proyecto. Dos proyectos con la misma facturación pueden dejar utilidades muy distintas.
¿Tengo que digitar los montos de cada proyecto?
No. Los ingresos vienen de los comprobantes de venta que vincula y los gastos se leen del XML de las compras. Usted vincula; el sistema suma.
¿FACTURATica maneja proyectos en dólares?
Sí. Cada proyecto se configura en colones o dólares según corresponda.
¿Qué pasa con una compra que aún no llega?
Si ya emitió la Orden de Compra, ese monto aparece como gasto comprometido para que anticipe su efecto en la utilidad antes de que el proveedor entregue.
¿Cómo sé si un proyecto va perdiendo plata?
La utilidad y el margen % se calculan en vivo, y la barra de consumo presupuestal le avisa cuando la facturación real se acerca al presupuesto.
El control de proyectos es parte del ERP de FACTURATica y se complementa con los activos fijos con depreciación automática. Si quiere ver la rentabilidad real de sus proyectos, escríbanos por WhatsApp al 5019 2792 y se lo mostramos con sus propios trabajos.
