Cotización, proforma o PREFactura: cotice formal sin tocar su facturación ni Hacienda
Antes de cerrar una venta casi siempre hay un paso intermedio: el cliente pide una cotización por escrito para revisar el detalle y el precio antes de aprobar. Mucha gente improvisa eso en un Word o, peor, emite una factura “para mostrar” y después tiene que andarla anulando. Para eso existe la proforma —el nombre técnico de esa cotización formal, que en FACTURATica encontrará como PREFactura—: un documento con cara de factura que no es un comprobante fiscal y que, por lo tanto, no le mueve nada en Hacienda.
Cotización, proforma y PREFactura: el mismo documento
Son tres nombres para lo mismo. Cotización es el término que usa todo el mundo en la calle. Proforma es el nombre técnico-contable. PREFactura es como se llama dentro del sistema. En los tres casos hablamos de una oferta formal: qué vende, en qué cantidad y a qué precio, para que el cliente la apruebe. Una oferta, no una venta ya facturada.
Qué es y qué no es una cotización
Una cotización (o proforma) se ve y se siente como una factura, pero ahí termina el parecido. No es un comprobante electrónico: no se envía a Hacienda, no genera impuesto y no gasta un consecutivo de su numeración fiscal. Es, en el fondo, un presupuesto presentable que el cliente puede revisar y aprobar con confianza.
Por qué le conviene cotizar con proforma
- No ensucia su facturación. Cotiza todo lo que quiera sin emitir documentos fiscales que luego habría que anular.
- El cliente aprueba sobre algo concreto. Ve el detalle final y dice que sí sobre una cotización, no sobre un mensaje suelto.
- Cero riesgo tributario. Como no va a Hacienda, no hay impuesto adelantado ni un comprobante “vivo” colgando mientras el cliente decide.
De cotización a factura, sin volver a digitar
El punto que ahorra tiempo: cuando el cliente aprueba la cotización, la proforma se convierte en la factura electrónica correspondiente, con los mismos productos, cantidades y montos. No vuelve a teclear el pedido ni se arriesga a que el precio cotizado y el facturado no cuadren. Cotizó una vez; factura lo mismo.
¿Y si el cliente está afuera?
Funciona igual. Le manda la cotización, la aprueba, y usted emite la factura de exportación que corresponde a una venta internacional.
Preguntas frecuentes
¿Una cotización o proforma se envía a Hacienda?
No. La cotización no es un comprobante electrónico; no se transmite a Hacienda ni forma parte de su facturación fiscal.
¿Paga impuestos una cotización?
No. Al no ser un documento fiscal, no genera IVA ni ningún otro impuesto. El impuesto nace cuando emite la factura.
¿Puedo convertir la cotización en factura?
Sí. Cuando el cliente aprueba, la proforma se emite como factura electrónica con los mismos datos, sin volver a digitar.
¿En qué se diferencia una cotización de una factura?
La factura es el comprobante fiscal que va a Hacienda y genera impuesto; la cotización o proforma es solo una oferta formal, sin efectos tributarios.
Cotizar con proforma es parte de la suite de FACTURATica. ¿Quiere mandar cotizaciones formales sin enredar su facturación? Escríbanos por WhatsApp al 5019 2792.